Notre regard sur ...
La Chambre de commerce française en Turquie recherche un(e) secrétaire standardiste
Missions
Sous la responsabilité du directeur et sous celle, par délégation, de la directrice-adjointe, ce poste aura les missions suivantes :
- Assurer l’accueil des visiteurs, des clients, des coursiers, des participants aux réunions, etc.
- Assurer la réception des appels du standard téléphonique (à lignes multiples) et leur transmission dans les services de l’entreprise en respectant les instructions données : communication d’informations de base, renvoi des communications, filtrage des appels, transmission / mise en attente des communications, prise des messages. Effectuer les appels vers l’extérieur pour le compte des services de la Chambre.
- Promouvoir les événements et services de la Chambre et Vendre les publications de la Chambre.
- Effectuer de tâches administratives en parallèle aux activités du standard : affranchissement du courrier, réception et distribution de fax et courrier, services du café et du thé, préparation de salles de réunion, prise de rendez-vous, gestion de certains dossiers administratifs, gestion et réception des fournitures et commandes, tenue et mise à jour du CRM et de listes de contacts, frappes diverses, contrôle du nettoyage, tri, classement et archivage de documents, etc.
- Suivi des contrats fournisseurs/prestataires et gestion des moyens techniques - photocopieur, fax, etc. – (petits dépannages, gestion des fournitures et consommables, interface avec les prestataires) ;
- Comptabilité (en collaboration avec le comptable externe) : réception, vérification et règlement des factures fournisseurs, classement des pièces comptables, établissement de factures, de reçus et de devis, suivi des paiements (encaissements/décaissements et relances, rapprochements bancaires, etc.) ; perception des droits d’entrée aux différentes manifestations organisées par la Chambre, etc.
- Assurer le suivi de la procédure de demande de visa d’affaires Schengen pour la France des adhérents : contrôle des dossiers, préparation des lettres de recommandation, relations avec le service Visa du Consulat et de son partenaire, etc.
L'Employé peut également être amené à exécuter toutes activités, directement ou indirectement annexes, accessoires ou complémentaires aux missions ci-dessus définies. Les fonctions confiées à l'Employé sont par nature évolutives et peuvent nécessiter des adaptations liées à l'évolution de l’environnement de la Chambre et au développement et à la diversification de ses activités.
Compétences et qualités requises
– Maîtrise du français et du turc à l’oral et à l’écrit
– Bonne présentation
– Bonne élocution
– Bonnes qualités relationnelles
– Ponctualité
– Sens de l’organisation et des priorités
– Rigueur
– Patience
– Grande vigilance pour être à même de répondre à toutes les demandes
– Bon sens du service
– Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps, rapidité d'exécution des tâches
– Aptitude à travailler en équipe
– Bonnes connaissances de l’informatique (tableur/traitement de texte) et de l’outil Internet
– Notions de comptabilité
– De bonnes notions en anglais à l’oral sont un plus
Description du poste à pourvoir
– Prise de fonction : 02.05.2017
– Lieu de travail : Gayrettepe, Beşiktaş, İstanbul
– Type de contrat : contrat à durée indéterminée, 45 heures par semaine
– Période d’essai : 2 mois
– Horaires incompressibles : de 8h45 à 12h30 et de 13h30 à 17h45, du lundi au vendredi. Les heures de travail sont toutefois susceptibles de modifications en fonction des impératifs inhérents à l'activité de l'Employeur et selon les dispositions prévues par la Loi.
– Rémunération : sur 12 mois net en TRL ; à discuter
Avantages sociaux : tickets-restaurants, couverture d’une assurance maladie privée (après 1 an d’ancienneté) et éventuelles primes sur objectifs
Les candidatures (CV et lettre de motivation en français) sont à adresser par courriel à raphael.esposito(@)ccift.com.
